Kantoormanager

Bedrijfsoverzicht

Gebaseerd op een geschiedenis die diep geworteld is in innovatie, is Hexion een wereldwijde werkgever die zich inzet voor het bouwen en beschermen van de toekomst door innovatieve hoogwaardige materialen te produceren. Onze materialen zijn de bouwstenen voor kritieke industrieën, waaronder de bouw, landbouw, energie, auto's en infrastructuurbescherming. Overal waar u kijkt, vindt u onze materialen en mensen aan het werk om klanten te helpen producten te maken die sterker, veiliger en schoner zijn. Als je voor Hexion werkt, kom je terecht in een team dat zich inzet om veilig en integer te werken aan een duurzamere toekomst voor iedereen, onze medewerkers, onze klanten en de gemeenschappen waarin we wonen en werken.

Positie overzicht

Geeft administratieve ondersteuning aan Vice President van Versatics, Site Manager en andere leden van het Versatics team. Verzorgt het ontwikkelen, uitvoeren en bewaken van de interne Communicatie voor Hexion VAD.
Managen van facilitaire zaken voor Hexion VAD NL en op afstand ondersteuning voor locatie in Belgie en andere Versatics team leden in het buitenland.

Werk verantwoordelijkheden

Taken en verantwoordelijkheden:

•    Agenda beheer voor Vice President Versatics waarbij er nauw samengewerkt wordt met andere Executive Assistants in de US;
•    Ondersteunen van andere leden van het Versatics team;
•    Boeken van vluchten, taxi’s en regelen van Visa;
•    Voorbereiden van presentaties, correspondentie en rapportages;
•    Verwerken van declaraties; 
•    Specifieke SAP handelingen zoals goedkeuren purchase requisities;
•    Organisatie van diverse (on-en offline) evenementen; Regelen hotels, restaurants, social gatherings etc
•    Facility Management voor kantoor Rotterdam en Pernis Site;
•    Gebouwbeheerder van Hexion kantoren in Nederland;
•    Contractbeheer en kostenbewaking van facilitaire zaken, zoals schoonmaak, catering, telefoon, kantoorartikelen;
•    Coördinatie, vormgeving en publicatie van Nieuwsbrieven, Teams sites en andere vormen van interne communicatie.
•    Ondersteunen bij onboarding internationale studenten (housing etc)

Bevoegdheden

Decision making authority:    

Goedkeuren van purchase requisities en gebruik company afdelings credit card.

Key Relationships:

Intern: 
•    Vice President and General Manager Versatics
•    Site manager;
•    Hexion medewerkers en managers van diverse afdelingen;
•    Managementteamleden.

Extern:

•    Klanten;
•    Bezoekers;
•    Shell;
•    Leveranciers;
•    Contractors.

Strategische focus
•    Heeft kennis van de site processen om relevante informatie te communiceren;
•    Heeft kennis en is bewust van het strategisch plan van de locatie; 
•    Richt zich op zowel eigen als afdelingsdoelen & prestaties 
•    Heeft basiskennis van het business process en draagt bij aan verbeteringen binnen eigen werkgebied. Past verbeteringen toe binnen het functionele gebied. draagt bij aan verbeteringen 
•    Richt zich op het vinden van oplossingen bij problemen binnen eigen werkgebied.
•    Heeft een hoge veiligheidsstandaard; draagt veiligheidsbewustzijn uit en is hier een voorbeeld in.

Vertrouwen en teamwerk:
•    Zorgt voor informatie volgens passende verbale en schriftelijke vaardigheden; 
•    Heeft inzicht in de business etiquette;   
•    Is in staat om dossiers en files op te bouwen en te onderhouden; 
•    Heeft de vaardigheden om conflicten op een effectieve en respectvolle manier op te lossen;  
•    Is een teamplayer; 
•    Participeert in team besluitvormingsprocessen;
•    Weet op een correcte manier om te gaan met vertrouwelijke informatie. 

Persoonlijk leiderschap:
•    Zorgt dat opdrachten op tijd en accuraat zijn voltooid; 
•    Handelt volgens de kernwaarden van de organisatie; 
•    Kan zich snel aanpassen bij organisatie veranderingen; 
•    Is zich bewust van de verantwoordelijkheden en leert van persoonlijke fouten; 
•    Is leergierig, wil blijven ontwikkelen en accepteert eventuele veranderingen; 
•    Begrijpt en respecteert verschillende culturen. 
Deelt werkzaamheden zelfstandig in en zorgt voor planning

Bereiken van bedrijfsresultaten: 
•    Werkt binnen tijdslimiet en streeft voortdurend naar verbeteringen; 
•    Weet bij problemen wat de juiste weg is naar het vinden naar oplossingen; 
•    Draagt, waar mogelijk is,  bij aan het verminderen of voorkomen van bureaucratie. 

Minimale Kwalificaties

•    HBO niveau, professional met ruime ervaring (minimaal 8 jaar) in een vergelijkbare functie;
•    Excellente organisatie en communicatie skills;
•    Kennis en ervaring met sofware programma’s Excel, Powerpoint, Teams en SAP 
•    Bij voorkeur ervaring met Facility Management; 
•    Kunnen aticiperen en pro-actief reageren in een deadline gedreven omgeving;
•    Leidinggevende capaciteiten;
•    Vloeiend Nederlands en Engels in woord en geschift;
•    Kennis van de Franse taal is een plus
•    Servicegericht en zelfstandig kunnen werken.